Ak je meno v adresári použité kdekoľvek v programe, nie je povolené jeho vymazanie a to ani v prípade, že už je spis ukončený. Je to preto, aby sa zabezpečila maximálna spoľahlivosť programu a vymazávanie údajov je veľmi citlivou činnosťou. Ako by sa Vám páčilo, keď by Vám kolega omylom vymazal meno zo spisu, ktorý ešte ukončený nebol? Pre chod programu nie je problém uchovávať si veľké množstvo údajov, nakoľko použitá technológia klient-server je vypracovaná pre prácu s rádovo stotisícami záznamov. Kapacity dnešných bežne dostupných pevných diskov sú také veľké, že naplnenie údajmi programu je dosť náročná.